Об электронном документообороте.
Электронный документооборот – система документооборота, при которой документы создаются, корректируются и хранятся в электронном виде. Электронные документы могут быть подписаны с помощью электронной подписи и хранятся в виде файлов соответствующих форматов.
Система электронного документооборота построена так, чтобы каждый документ однозначно идентифицировался, и позволяет находить документ, имея минимум информации о нем. Система отчетности позволяет отслеживать движение документа и принимать те или иные управленческие решения. Контроль исполнения документов – одна из важнейших функций электронного документооборота.
Система контроля исполнения поручений и документов автоматизирует работу с поручениями, рассылает сотрудникам напоминания о сроках исполнения, создает отчеты по исполнительской дисциплине в целом по организации, по подразделению, по каждому исполнителю. Важная дополнительная функция – система делает расчет коэффициента исполнительской дисциплины, который служит объективным параметром для расчета премии сотрудника.
Система электронного документооборота помогает сотрудникам коммерческих структур и государственным служащим рационально использовать свое время. Руководители, имея «мобильный офис», могут в любом месте и в любое время работать со служебными документами, давать голосовые и письменные распоряжения, заверять документы электронной цифровой подписью. Замена «живой» подписи электронной способствует борьбе с бюрократизмом и коррупцией, поскольку минимизируются непосредственные контакты граждан с чиновниками или должностными лицами.
Читайте также:
Интересное за неделю